Capitolo 4

I principi specifici

Alcune regole di comportamento sono peculiari al ruolo ed alle responsabilità degli aderenti e sono di seguito richiamate facendo appunto riferimento ai settori funzionali di cui al precedente punto 2.

La gestione delle informazioni
Nello svolgimento dei compiti a lui assegnati l’aderente deve:

• ricercare tutti i dati e gli elementi informativi necessari per produrre gli output informativi in grado di consentire agli utenti interni ed esterni una visione chiara e corretta dei fenomeni di interesse, su cui fondare processi decisionali efficienti,
  
  
• curare la qualità e l’aggiornamento delle informazioni gestite nell’ambito della sua funzione; deve, inoltre, porre in essere tutte le iniziative atte a migliorarne la completezza, l’affidabilità e la tempestività,
  
  
• controllare periodicamente l’efficienza dei supporti tecnologici di archiviazione, gestione ed elaborazione dei dati, prendendo visione delle esperienze di altre società e delle offerte di fornitori di software e di information provider sul mercato.

La valutazione di basi dati e/o tecnologie – ivi comprese soluzioni in outsourcing – da acquisire o utilizzare deve considerare con obiettività tutti i costi e benefici – quantitativi e qualitativi - e procedere al confronto, se possibile, di opzioni diverse.
Con riguardo alla riservatezza dei dati si fa rinvio ai principi generali, di cui al precedente punto 3.

La misura dei risultati
Innanzitutto, l’aderente deve perseguire sempre standard adeguati di qualità, nell’ambito delle indicazioni dei propri committenti interni o esterni, attraverso l’utilizzo di sistemi affidabili e metodologie coerenti ed il rispetto delle regole del Codice Deontologico.
In particolare, egli deve fare emergere, nella propria attività di valutazione, una chiara distinzione tra fatti oggettivi ed opinioni personali o di terzi.
I valori stimati e le interpretazioni dei fatti devono essere accompagnati dalle ipotesi considerate e qualificati dalla citazione delle fonti eventuali e dalla precisazione degli aspetti critici e delle possibili valutazioni alternative.
Le metodologie e gli algoritmi utilizzati devono essere i migliori disponibili nell’organizzazione e, comunque, con soglie di precisione e affidabilità coerenti con l’importanza economica e finanziaria dei fenomeni da misurare e delle decisioni da prendere.
L’attività di benchmarking deve essere perseguita alla luce della strategia complessiva e specifica di business, prendendo in considerazione variabili ed aziende significative ed orizzonti temporali sufficienti.
Ogni modifica alle logiche valutative, alla natura ed al contenuto dei dati e alla composizione dei benchmark - sia indotta da ragioni interne che conseguente a dinamiche esterne - deve essere rilevata e segnalata senza indugio ai destinatari del reporting.

La pianificazione
L’aderente, qualora responsabile della proposta agli organi aziendali competenti degli obiettivi di medio/lungo termine e dei programmi strategici necessari per realizzarli, è altresì responsabile della comunicazione alle strutture interne dei piani approvati, tenuto conto delle indicazioni del Vertice Aziendale.
L’aderente, qualora responsabile della messa a punto del budget patrimoniale ed economico annuale dell’azienda, si avvale dei contributi delle business unit interne e ne cura la sintonia con gli obiettivi ed i programmi strategici di lungo termine. Partecipa, dopo l’approvazione del budget aziendale, alla definizione delle politiche commerciali ed alla redistribuzione coerente degli obiettivi ai centri di profitto e di costo.
L’elaborazione delle suddette proposte – piano strategico e budget annuale - deve partire dalla considerazione di previsioni di scenario esterno – macroeconomico, settoriale, competitivo e normativo - ragionevoli e condivise dal Vertice Aziendale e deve essere sviluppata alla luce del posizionamento attuale nei diversi comparti di attività e dei trend rilevati.
I piani devono inoltre essere precisati nello sviluppo temporale delle azioni e degli aggregati patrimoniali e di conto economico, facendo riferimento chiaro alle risorse necessarie - in termini di capitale, investimenti e personale – ed ai rischi di mercato conseguenti, nelle accezioni definite dalle Autorità di vigilanza e controllo.
L’aderente, qualora richiesto, deve anche fornire il proprio contributo specialistico alla definizione di iniziative con effetti diretti ed indiretti sullo sviluppo degli aggregati oggetto della pianificazione: pianificazione della rete commerciale, iniziative promozionali/commerciali, politiche di pricing e di prodotto, accordi commerciali e di partnership rilevanti, acquisizioni, ecc.. Nel caso i processi organizzativi interni non prevedano la partecipazione diretta dell’aderente, questi dovrà farsi parte diligente per acquisire la documentazione e le informazioni necessarie per svolgere correttamente le proprie funzioni di pianificazione, valutazione e controllo, nell’ambito delle responsabilità a lui assegnate.
L’insorgere di qualunque nuovo elemento oggettivo che determini modificazioni di qualche rilievo nello sviluppo dei piani dovrà essere documentato con oggettività, completezza e trasparenza dall’aderente per riferirne ai superiori diretti.
Qualora l’azienda dell’aderente controlli società di qualsiasi natura – bancarie, finanziarie e altre di servizio - l’aderente, nell’ambito delle responsabilità a lui assegnate, fornisce i propri contributi alle attività di pianificazione, dando adeguata informazione delle linee strategiche e degli obiettivi della capogruppo ed indirizzando le proposte delle stesse.

Il controllo gestionale
L’aderente, nell’ambito delle proprie responsabilità, struttura la propria attività di controllo coerentemente, da un lato, con la struttura organizzativa ed il sistema delle responsabilità e delle deleghe e, d’altra parte, con le potenzialità dei sistemi informativi interni; peraltro, egli deve attivarsi per migliorare costantemente la qualità delle rilevazioni e del processo di monitoraggio.
In particolare, egli deve interpretare la funzione di controllo in chiave soprattutto gestionale, valutando aggregati per quanto possibile segmentati e ricondotti a specifiche e ben identificate responsabilità.
Peraltro deve essere perseguita, per quanto possibile, la riconciliazione periodica (mensile, trimestrale o altro) con i dati di sintesi di natura contabile.
L’aderente, nell’ambito delle proprie responsabilità, rileva e spiega gli scostamenti di risultato rispetto ai consuntivi passati, al budget ed alle dinamiche rilevabili per il sistema o benchmark, identificando possibili azioni e correttivi, per quanto possibile con la collaborazione delle altre strutture aziendali.
Inoltre, quando lo ritenga utile per supportare l’attività di controllo, non deve prescindere dall’utilizzo di tutti i parametri e gli indicatori in grado di anticipare e/o approssimare con attendibilità sufficiente le informazioni di interesse.
Nella formulazione di proiezioni dei risultati dell’esercizio corrente, a partire dai consuntivi progressivi da inizio d’anno, l’aderente deve usare metodologie rigorose, criteri prudenziali e elevata capacità professionale, per garantire un’informativa corretta agli organismi aziendali competenti e, eventualmente, ai soci ed al mercato attraverso le attività di "investors relation".
Nel caso che l’aderente rilevi andamenti o fatti o venga in possesso di notizie che possano avere riflessi significativi nelle performance, nei programmi strategici o nei piani operativi della propria società deve darne notizia immediata ai propri superiori diretti, anche al di fuori del normale processo di reporting.
Qualora, in particolare, l’aderente venga a conoscenza di situazioni di anomalia interne all’azienda, anche al di fuori delle proprie competenze di controllo – sul piano dei malfunzionamenti procedurali o di processo e dei comportamenti illeciti – deve darne ugualmente immediata notizia ai propri superiori diretti. Al riguardo, possono emergere situazioni di conflitto, di cui si parla nel successivo punto 5.

Il reporting
L’aderente, nell’ambito delle responsabiltà a lui assegnate, struttura la propria attività di reporting, in termini di destinatari interni ed esterni, di contenuti, di frequenza, di tempestività e di modalità di trasmissione, in accordo e con l’approvazione dei propri superiori.
Egli è responsabile della regolarità del processo di reporting per il suo ambito di competenze, nel rispetto dei principi generali di cui al punto precedente.
L’aderente ha l’obbligo di integrare o precisare meglio i contenuti del reporting in tutti i casi nei quali esiste la possibilità oggettiva per i destinatari di addivenire a fraintendimenti o conclusioni erronee o di prescindere da fatti rilevanti ai fini delle decisioni da prendere.
Egli deve manutenere regolarmente la mailing list di ciascun report, per evitare la trasmissione di informazioni specifiche o riservate a persone o enti non più competenti rispetto alle stesse; inoltre deve informare i destinatari dell’esigenza di non divulgare determinate categorie di dati, richiamando gli obblighi di riservatezza.
L’aderente deve controllare la coerenza e l’esattezza dei dati prima di diffonderli e, in ogni caso, si assume la piena responsabilità dei dati e dei commenti contenuti nel reporting.

La partecipazione a processi gestionali
L’aderente, su richiesta e con l’accordo dei propri superiori, deve prestare attività di assistenza su aspetti connessi alla propria professione ad altre unità della propria organizzazione, assicurando completa collaborazione ed impegno.
In occasione di attività interfunzionali o di progetto, inerenti aspetti gestionali e problematiche diverse da quelli previsti nel proprio ruolo, l’aderente deve fare quanto possibile per acquisire le informazioni e le competenze necessarie per dare un contributo significativo.
Egli dovrà, in queste situazioni, pianificare il proprio tempo ed i propri impegni in modo da far fronte alle attività ed alle responsabilità aggiuntive rispetto a quelle normalmente attribuite, segnalando tempestivamente ai propri superiori le difficoltà eventuali e ricercando soluzioni aziendalmente valide e percorribili.
Nei casi di insorgenza di conflitti deontologici, nell’ambito di gruppi interfunzionali, l’aderente deve perseguirne la risoluzione e, non riuscendovi, darne informazione completa al responsabile di progetto ed al superiore diretto, seguendo all’occorrenza le indicazioni di cui al capitolo seguente.